Mucha información y cada vez más inaccesible
Cada día las empresas manejan más información, en distintos lugares y formatos: en sistemas de
gestión como ERP, CRM, …; en forma de carpetas, documentos, emails, …; en webs, blogs,
redes sociales,…
Una de las soluciones que más se usa es el "mítico" explorador de windows, el cual no resulta
muy eficiente a la hora de buscar la información.
Según Gartner el 80-90% de la información de una empresa no está accesible.
Todo ello provoca que cada vez sea más difícil y por lo tanto más improductivo el proceso
de búsqueda de información.
Problemas del email en la comunicación y colaboración en grupo
El email es un medio de comunicación efectivo cuando la comunicación es 1 a 1, o bien 1 a N
pero en un solo sentido. Cuando la comunicación es a un grupo de personas, entonces lejos de
se ser un medio de comunicación, se convierte en un medio de improductividad y mala
comunicación importante.
Responder a un mensaje que no era el último, remitir por error un mensaje a un cliente (al
mandar a un grupo de personas), no encontrar el mensaje remitido por alguien (al almacenarse
en SPAM), … ¿Cuántas veces no habéis sufrido alguna de estas situaciones?
Consecuencia del email: improductividad. Ojo, no estamos hablando de eliminarlo, estamos
hablando de usarlo cuando sea apropiado, principalmente en la comunicación 1 a 1.
Deficiente gestión del conocimiento
En ciertas organizaciones, identificar las capacidades y experiencias resulta crítico: a la hora
de conformar un nuevo equipo de proyecto, a la hora de atender un caso de cliente, a la hora de
realizar una propuesta comercial, ... Sin embargo pocas organizaciones tienen este aspecto resuelto.
No hay espacios, áreas específicas para compartir con otras personas de la propia empresa,
con clientes, con distribuidores, con agentes externos, documentación e información determinada.
Pobre comunicación
A penas se produce comunicación con el equipo, es muy difícil contar con todas las personas,
en el mismo momento y en el mismo lugar. Pocas empresas cuentan con el medio adecuado que
facilite dicha conversación.
No hay identificación con la empresa
Sobre todo en aquellas empresas, cuyo equipo pasa gran parte de la jornada trabajando fuera
de la empresa, en estos casos, las personas están identificadas más con el cliente que con
la propia empresa para la que trabaja. ¿Cómo podemos mantener ese nexo de unión con la
organización? Los medios sociales y colaborativos desempeñan un papel muy importante.
La colaboración cada vez más complicada
Además cada vez el equipo está más distribuido, con personas pertenecientes a la propia
organización o externos que colaboran en determinados proyectos, clientes, países, …
Información estadística
Algunos beneficios de la puesta en marcha de los medios sociales / colaborativos en empresas,
estudio realizado por McKinsey y Dachis Group:
Costes de comunicación y viajes
Rapidez de acceso a los expertos
Velocidad de acceso al conocimiento
Ideas e innovaciones exitosas
Fidelidad de los clientes
Satisfacción de los clientes
Velocidad en los procesos de atención al cliente