El objetivo principal de una solución de gestión de documentos, es que permita encontrar los documentos más importantes para el negocio de la empresa, de una forma sencilla y rápida, ni más ni menos. Muchas empresas están cansadas de perder tiempo y dinero buceando en los interminables y poco organizados directorios de carpetas y documentos.

No sólo tiene que mirar en el nombre, descripción, tipo, autor, …, lo más importante, es que el sistema de gestión de documentos sea capaz de encontrar el término o frase en cuestión, en el interior de los documentos, y entonces … ¿esto quiere decir que no tengo que recordar en qué carpeta lo he dejado? Así es.

Trabajar con una versión del documento que no sea la última, puede suponer una pérdida de tiempo y coste considerable para la empresa, máxime cuando dicho documento se desarrolla y mantiene de forma colaborativa con un equipo.

Un fichero de salarios, un documento con precios y márgenes, un plan de producto, una lista de candidatos, la nómina, …, cualquier empresa maneja infinidad de documentos con niveles de seguridad elevados, compartir cierta información con el grupo no adecuado de personas, puede causar daños irreparables para la organización, por ello, resulta vital definir niveles de acceso de lectura y modificación a cada uno de ellos.

La cantidad de información que manejamos en las empresas es inmensa, poder ver las imágenes de las carpetas y las portadas de los documentos, hace mucho más sencilla y rápida la identificación de una información determinada, sin necesidad de leer su nombre o descripción.

El tiempo es clave, cada vez tenemos más tareas que realizar y más información que ver, por eso disponer de elementos como las suscripciones que hacen posible que la información venga a mí cuando se produce algún cambio, no tiene precio.